¿Por qué en España, pese a tener interminables jornadas laborales, se nos achaca tener una pésima productividad?. ¿Gestionamos bien nuestro tiempo?

Además de los típicos factores culturales del «presentismo» o de sistemas empresariales dictatoriales propios del siglo XIX de «obligado» cumplimiento en algunas empresas, nos encontramos con los temidos «ladrones de tiempo». Y éstos sí son responsabilidad nuestra y, por tanto, evitables.

Multitasking

Podemos definirlos como aquellas interferencias que alargan nuestra jornada laboral y que nos impiden terminar nuestras tareas a tiempo.

Las principales causas son las siguientes:

  • Ausencia de planificación
  • No establecer objetivos
  • No jerarquizar
  • Falta de asertividad
  • Procrastinación

Sin Orden y planificación no es posible la eficiencia. Cualquier profesional debe esforzarse en priorizar sus tareas. Saber distinguir entre lo que es importante y accesorio así como elegir en qué momentos del día atender aquellas menos importantes.

Planificar supone anticipación y conocer tu día a día de forma consciente y equilibrada. Huir de la improvisación. Reservar espacios y tiempos para las tareas importantes. Aquellas que te van a permitir lograr tus objetivos y, por ende, recompensas tanto profesionales como personales.

En contraposición tenemos las tareas que no aportan valor añadido, repetitivas y sin importancia. Su identificación y sistematización nos permitirá ser más eficientes al aprovechar nuestro recurso más escaso: El tiempo.

¿Es necesario ver el teléfono móvil cada dos por tres, comprobar mails, redes sociales, navegar por Internet, contestar todas las llamadas al instante?

Todas tienen algo en común. No exigen nuestra atención plena ni tampoco pasaría nada por dilatarlas o concentrarlas en el tiempoSí es así, ¿por qué no las emplazamos a horas concretas del día para gestionarlas sin malgastar nuestra atención y concentración?

Se estima que cada vez que tenemos una interrupción en una tarea, solemos tardar de 10 a 15 minutos en recuperar completamente la concentración. Nuestra mente necesita volver a “calibrarse” y requiere un tiempo precioso para retomar activamente la tarea que estábamos despeñando.

Una buena idea es llevar una planificación diaria. Hacer planes con antelación y establecer el orden de las tareas a realizar por orden de importancia y verificar al final del día su grado de cumplimiento. Es como una hoja de ruta perfectamente establecida de antemano.

Con todo siempre existen contratiempos que pueden variar el curso del día por lo que hay que prever un espacio por si surgen de forma que no interfieran en exceso a nuestra planificación.

No establecer objetivos es otro mal endémico. Una vez definido, cualquier objetivo debe cumplir el acrónimo SMART. Específico (Specific), Medible (Measurable), Alcanzable (Achievable), Realista (Realistic) y Acotable en el tiempo (Time based).

GESTION-TIEMPO2

“Para un barco sin rumbo todo viento es favorable”

Asegúrate de que tus objetivos cumplen esos requisitos validando cada fase del proceso y asegurándote así de su cumplimiento.

“Lo que se empieza se acaba”.

Procrastinar es la receta perfecta para entrar en un estado de culpabilidad y estrés al cargar con la mochila psicológica de no realizar tus tareas. De haber perdido el tiempo.

La «procrastinación» se define como la postergación o posposición es la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables (Fuente Wikipedia)”.

Esa multitarea o dispersión hace que perdamos el foco y no nos centremos en las tareas asignadas. Es más eficiente y ecológico empezar y acabar una tarea antes de empezar otra y siempre siguiendo el orden establecido por orden de importancia.

Checklist2

La falta de asertividad también es un «ladrón de tiempo». El no saber decir no o ahora no nos obliga a realizar tareas que quizás no sean importantes y nos aleje de nuestro verdadero cometido. La eficiencia personal y profesional.

Con todo, con un poco de orden y sistematización los resultados son evidentes. El tiempo cunde más y nos permitirá ser más eficientes y productivos.

Y recuerda, una cosa – importante – detrás de otra – menos importante – no dejes que te roben tu tiempo.

 

José Sánchez Labella

José Sánchez Labella

Socio Director de WinTwoWin

www.wintwowin.com

Servicios de Coaching, Mediación y Consultoría

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Pin on PinterestShare on TumblrShare on LinkedInEmail this to someone